La implementación de métodos Lean Construction a menudo comienza con pasos pequeños y prácticos. Este artículo detalla cómo una pequeña empresa de HVAC, D Air Conditioning, aplicó con éxito el sistema Kanban para gestionar el inventario, las consultas de los clientes y las solicitudes de información (RFI). Kanban, una herramienta de gestión visual originada en el sistema de producción Just-In-Time de Toyota, puede mejorar drásticamente el flujo de trabajo y reducir el desperdicio en cualquier organización.
Comprensión de Kanban: un enfoque visual del flujo de trabajo
Kanban (看板), que significa “tablero visual” en japonés, es un método simple pero poderoso para controlar la producción y minimizar los cuellos de botella. Lo logra mediante:
- Limitar el trabajo en proceso (WIP): Prevenir la sobrecarga en cualquier etapa.
- Señales visuales: Indica cuándo iniciar o detener la producción.
- Sistema basado en extracción: Activa la producción según la demanda, sin impulsar los materiales de todos modos.
- Prevención de la sobreproducción: Evitar la acumulación innecesaria de inventario.
Kanban para la gestión de inventario: stock adecuado, momento adecuado
Un desafío central para D Air Conditioning fue equilibrar el inventario: demasiado capital inmoviliza, muy poco provoca retrasos. La solución fue un sistema “basado en la extracción” en el que la reposición se activa en función del consumo real.
El almacén está organizado de modo que la presencia física (o falta de ella) de materiales indique cuándo reordenar. Por ejemplo, los filtros de aire se apilan en cajas abiertas; cuando una caja está vacía, es hora de reponerla. Esto elimina las conjeturas y garantiza que los materiales estén disponibles cuando sea necesario.
La empresa repone el stock cuando los niveles caen por debajo del 50% de la capacidad, lo que garantiza un margen sin exceso de stock. Este sistema minimiza el desperdicio, reduce la necesidad de costosas visitas de última hora a la ferretería y mejora la eficiencia del proyecto.
Kanban para consultas de clientes: seguimiento centralizado, respuestas más rápidas
Con tres tiendas minoristas, D Air Conditioning necesitaba una forma de centralizar las consultas, estimaciones y solicitudes de garantía de los clientes. La solución fue un tablero Kanban basado en la nube donde el personal ingresa las solicitudes como “tarjetas Kanban”.
A medida que se resuelve cada problema, la tarjeta pasa a un tablero “terminado”, proporcionando una descripción visual clara de todas las tareas pendientes y completadas. Esto elimina esfuerzos duplicados, garantiza respuestas oportunas y mejora la satisfacción del cliente.
Kanban para RFI: agilizando la gestión de proyectos comerciales
En proyectos comerciales, las RFI (solicitudes de información) y las presentaciones suelen provocar retrasos. La empresa implementó un tablero Kanban para gestionar estas tareas, lo que permitió al personal descargar la sobrecarga mental en una lista visual de tareas pendientes.
Al priorizar las tareas en el tablero, el personal evita olvidar elementos críticos y garantiza su finalización oportuna. El sistema también permite realizar un seguimiento de los tiempos de respuesta, lo que permite a la empresa establecer objetivos de mejora continua.
Conclusión: visualizar el éxito, impulsar la eficiencia
El sistema Kanban permitió a D Air Conditioning:
- Mantener niveles óptimos de inventario.
- Centralizar y agilizar las consultas de los clientes.
- Reducir los gastos generales de comunicación.
- Mejorar la gestión de proyectos.
- Medir y optimizar procesos clave.
Al visualizar el flujo de trabajo, la empresa creó un sistema de producción estable que facilita la mejora continua. Kanban es una herramienta versátil aplicable a una amplia gama de procesos, desde órdenes de cambio hasta control de calidad, lo que lo convierte en un activo valioso para cualquier organización que busque mayor eficiencia y control.
