De implementatie van Lean Construction-methoden begint vaak met kleine, praktische stappen. In dit artikel wordt beschreven hoe een klein HVAC-bedrijf, D Air Conditioning, het Kanban-systeem met succes toepaste om voorraad, klantvragen en verzoeken om informatie (RFI’s) te beheren. Kanban, een visuele managementtool afkomstig uit Toyota’s Just-In-Time-productiesysteem, kan de workflow in elke organisatie dramatisch verbeteren en verspilling verminderen.
Kanban begrijpen: een visuele benadering van de workflow
Kanban (看板), wat ‘visueel bord’ betekent in het Japans, is een eenvoudige maar krachtige methode om de productie te controleren en knelpunten te minimaliseren. Dit wordt bereikt door:
- Beperking van onderhanden werk (WIP): Voorkomen van overbelasting in elk stadium.
- Visuele signalen: Signaleren wanneer de productie moet worden gestart of gestopt.
- Pull-Based-systeem: De productie wordt geactiveerd op basis van de vraag, en er worden geen materialen doorgedrukt.
- Overproductie voorkomen: Vermijd onnodige voorraadopbouw.
Kanban voor voorraadbeheer: juiste voorraad, juiste moment
Een kernuitdaging voor D Air Conditioning was het in balans houden van de voorraad: te veel legt kapitaal vast, te weinig veroorzaakt vertragingen. De oplossing was een ‘pull-based’ systeem waarbij het aanvullen van de voorraad wordt geactiveerd door het daadwerkelijke verbruik.
Het magazijn is zo georganiseerd dat de fysieke aanwezigheid (of het ontbreken daarvan) van materialen aangeeft wanneer er opnieuw moet worden besteld. Luchtfilters worden bijvoorbeeld in open dozen gestapeld; als een doos leeg is, is het tijd om de voorraad aan te vullen. Dit elimineert giswerk en zorgt ervoor dat materialen beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.
Het bedrijf vult de voorraad aan wanneer het niveau onder de 50% van de capaciteit komt, waardoor er een buffer ontstaat zonder overbevoorrading. Dit systeem minimaliseert verspilling, vermindert de noodzaak van dure last-minute hardware-winkelruns en verbetert de projectefficiëntie.
Kanban voor klantvragen: gecentraliseerde tracking, snellere reacties
Met drie winkellocaties had D Air Conditioning een manier nodig om vragen van klanten, schattingen en garantieaanvragen te centraliseren. De oplossing was een cloudgebaseerd Kanban-bord waarop het personeel verzoeken invoerde als ‘Kanban-kaarten’.
Wanneer elk probleem is opgelost, wordt de kaart verplaatst naar een ‘voltooid’ bord, dat een duidelijk visueel overzicht biedt van alle lopende en voltooide taken. Dit elimineert dubbele inspanningen, zorgt voor tijdige reacties en verbetert de klanttevredenheid.
Kanban voor RFI’s: het stroomlijnen van commercieel projectbeheer
Bij commerciële projecten zorgen RFI’s (Requests for Information) en indieningen vaak voor vertraging. Het bedrijf implementeerde een Kanban-bord om deze taken te beheren, waardoor het personeel de mentale overhead op een visuele takenlijst kon plaatsen.
Door taken op het bord voorrang te geven, voorkomt het personeel dat cruciale zaken worden vergeten en wordt een tijdige voltooiing verzekerd. Het systeem maakt het ook mogelijk de doorlooptijden bij te houden, waardoor het bedrijf doelen kan stellen voor continue verbetering.
Conclusie: Succes visualiseren, efficiëntie stimuleren
Dankzij het Kanban-systeem kon D Air Conditioning:
- Zorg voor een optimaal voorraadniveau.
- Centraliseer en stroomlijn klantvragen.
- Verminder de communicatieoverhead.
- Verbeter het projectmanagement.
- Meten en optimaliseren van belangrijke processen.
Door de workflow te visualiseren creëerde het bedrijf een stabiel productiesysteem dat continue verbetering mogelijk maakt. Kanban is een veelzijdige tool die toepasbaar is op een breed scala aan processen, van wijzigingsopdrachten tot kwaliteitscontrole, waardoor het een waardevol hulpmiddel is voor elke organisatie die op zoek is naar meer efficiëntie en controle
